Andar com a contabilidade em dia não é só uma questão de legalidade. A gestão contábil é fundamental para calcular taxas corretamente, organizar a burocracia tributária e acompanhar a situação financeira do negócio. Mas, para que isso aconteça, é fundamental existir uma boa relação entre contador e empresário.

O problema é que, muitas vezes, os donos das empresas não sabem nem ao certo quais são seus compromissos. Uma das principais dúvidas que sempre batem é sobre quais são os documentos para enviar ao contador.

Você já sabe quais documentos devem ser enviados mensalmente? Conhece a importância de cada um deles e por que seu contador precisa deles? Descubra o que você deve levar para seu contador todo mês para que o trabalho contábil flua!

A importância das informações corretas

Para que o contador faça seu trabalho de forma eficiente, mantendo a regularidade dos seus negócios e ajudando a estabelecer as estratégias corretas para fazer seu negócio prosperar, você deve entregá-lo as informações corretas.

A partir dos documentos entregues, o contador vai organizar, administrar, calcular e resolver todo o processo burocrático de tributação do negócio. Além disso, as informações ajudam a elaborar um planejamento tributário eficaz para sua empresa.  

Os 10 documentos necessários para o contador

Trabalhistas

Nessa categoria, se enquadram todos os documentos que dizem das relações de trabalho da empresa, mesmo que não sejam assalariados:

1. Recibos de pagamento

Salários, pró-labore, férias, atestados médicos, vale transporte e atividades autônomas.

2. Guias de contribuições

INSS, FGTS e contribuições sindicais.  

Esses são os documentos utilizados para realizar as folhas de pagamento que serão escrituradas na contabilidade. 

Fiscais

Veja os documentos que seu contador precisa para manter os compromissos fiscais em dia:

3. Notas fiscais

Todas as notas de entrada e saída financeira, de serviços/produtos ofertados ou adquiridos. Encaixam-se também notas de serviços de telefonia e energia elétrica.

É importante enviar também notas em arquivos eletrônicos, como a Nota Fiscal Paulista e Arquivos do Speed Fiscal.

4. Comprovante de impostos

Pagamento de DAS, GAREs, GNREs e DARFs.

O envio dos documentos fiscais evita que sejam pagas multas por atraso ou que se esqueça de pagar algum imposto importante. 

Contábeis

São os documentos que não fazem parte dos movimentos trabalhista e fiscal, mas que estão relacionados com as movimentações financeiras da empresa.

5. Recibos

Todos os recibos de aquisições diversas do negócio.

6. Extratos

Movimentação bancária, empréstimos, cartões de crédito e desconto de duplicatas.

7. Contratos

Apólices de seguro, financiamentos, locação e leasing.

8. Controle de caixa

Movimentação financeira de entrada e saída. O controle de caixa pode ser feito diariamente, fechando com o saldo do dia.

O controle de caixa é uma ferramenta que será útil tanto para o contador quanto para avaliar a saúde financeira do seu negócio.

Estoques

9. Controle de estoque

Registro da quantidade, tipos de mercadorias e do custo unitário e total dos produtos. 

10. Livro inventário

Identificação, classificação e contagem de produtos no estoque. O livro é uma obrigação legal das empresas.

O controle de estoque permite visualizar a rotatividade de produtos no estoque, assim como casos de perda, furto ou extravio de mercadorias. Além disso, ajuda na precificação das mercadorias e balanço de caixa.

A partir desses documentos, o contador consegue não só cumprir com as pendências fiscais e tributárias, mas também visualizar a situação financeira da sua empresa. E, para ficar mais fácil todos esses processos, você pode utilizar um sistema online para ajudar na sua gestão contábil.

Com as informações sistematizadas e acessíveis, é possível elaborar e executar um planejamento que faça seu negócio crescer. 

E aí? Você já conhecia todos os documentos para enviar ao contador? Para continuar informado sobre os processos de gestão contábil da sua empresa, assine nossa newsletter!