{"id":817,"date":"2018-05-09T08:25:36","date_gmt":"2018-05-09T11:25:36","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.contatica.com.br\/saiba-agora-como-e-possivel-reduzir-a-burocracia-nas-empresas\/"},"modified":"2024-07-17T11:04:24","modified_gmt":"2024-07-17T15:04:24","slug":"saiba-agora-como-e-possivel-reduzir-a-burocracia-nas-empresas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/contatica.com.br\/portal\/saiba-agora-como-e-possivel-reduzir-a-burocracia-nas-empresas\/","title":{"rendered":"Saiba agora como \u00e9 poss\u00edvel reduzir a burocracia nas empresas"},"content":{"rendered":"

A burocracia \u00e9, certamente, um dos principais entraves \u00e0 maior produtividade dentro de uma empresa. Isso porque ela consome tempo e acelera o processo de fadiga e estresse. Anualmente, h\u00e1 uma perda de produtividade em torno de R$ 79,5 bilh\u00f5es nas empresas brasileiras.<\/a><\/p>\n

Dessa forma, acabam-se gerando custos mais altos e tolhendo o desenvolvimento do neg\u00f3cio. Mesmo com toda a tecnologia dispon\u00edvel, muitos aspectos burocr\u00e1ticos ainda geram preju\u00edzos \u00e0s empresas do Brasil.<\/p>\n

Veja a seguir algumas orienta\u00e7\u00f5es que ajudam a reduzir a burocracia nas empresas!<\/p>\n

D\u00ea autonomia aos seus funcion\u00e1rios<\/h2>\n

Permitir que os funcion\u00e1rios ajam com mais autonomia \u00e9 uma das formas mais importantes para reduzir a burocracia nos meios corporativos. Trata-se de deixar de lado a tradicional metodologia de \u201cpegar no p\u00e9\u201d e, dando um voto de confian\u00e7a, deixar que eles\u00a0desenvolvam seu trabalho sob menos press\u00e3o.<\/p>\n

Essa estrat\u00e9gia est\u00e1 fundamentada na ideia de que cada funcion\u00e1rio deve saber o que deve e o que n\u00e3o deve fazer, tem seu senso de responsabilidade e deve us\u00e1-lo da melhor forma poss\u00edvel. Ou seja, ela defende a ideia do \u201cfuncion\u00e1rio consciente\u201d, capaz de ajudar espontaneamente no crescimento da empresa, sabendo que, se o neg\u00f3cio crescer, ele cresce junto.<\/p>\n

Pode-se elaborar uma lista elencando as atividades que o funcion\u00e1rio deve realizar, dispensando a realiza\u00e7\u00e3o de processos muito demorados e estressantes. Pode-se ainda delegar fun\u00e7\u00f5es extras, dinamizando o ambiente, j\u00e1 que o funcion\u00e1rio (ou um setor inteiro) exercer\u00e1 uma atividade diferente \u2014 \u00e0s vezes, uma atividade que comporta, em sua delega\u00e7\u00e3o, toda a confian\u00e7a do gestor em seus colaboradores.<\/p>\n

Organize o ambiente<\/h2>\n

A organiza\u00e7\u00e3o costuma produzir resultados satisfat\u00f3rios no ambiente de trabalho. Um local organizado permite maior acessibilidade, otimizando o fluxo de informa\u00e7\u00f5es e do pessoal, acelerando todos os processos que devem ser realizados.<\/p>\n

Certamente, os colaboradores<\/a> sentem-se muito mais motivados a trabalhar em um local organizado e limpo, onde as informa\u00e7\u00f5es fluem com mais efici\u00eancia e a comunica\u00e7\u00e3o se d\u00e1 de forma mais espont\u00e2nea, sem grandes entraves.<\/p>\n

A organiza\u00e7\u00e3o da empresa tamb\u00e9m contribui para desburocratizar os processos e as atividades, facilitando a gest\u00e3o e melhorando os resultados.<\/p>\n

Atualize os processos<\/h2>\n

Outra maneira de combater a burocracia \u00e9 atualizando os processos sempre que for poss\u00edvel. \u00c9 uma forma de tornar a rotina dos funcion\u00e1rios mais din\u00e2mica. \u00c9 recomend\u00e1vel rever e analisar periodicamente todos os processos adotados pela empresa, identificando oportunidades de aprimor\u00e1-los e atualiz\u00e1-los, tornando-os mais produtivos.<\/p>\n

O que n\u00e3o \u00e9 aconselh\u00e1vel \u00e9 efetuar tantas modifica\u00e7\u00f5es que o ciclo de trabalho fique comprometido. Apesar de tudo, a rotina sempre vai existir.\u00a0Se acontecerem muitas mudan\u00e7as frequentes, isso ser\u00e1 ainda pior que a rotina, pois muitos funcion\u00e1rios acabar\u00e3o n\u00e3o acompanhando esse ritmo \u2014 sem falar que isso n\u00e3o ser\u00e1 bom para a empresa, que poder\u00e1 perder sua identidade e comprometer sua cultura organizacional.<\/p>\n

A rotina \u00e9, na verdade, o que assegura a sobreviv\u00eancia do neg\u00f3cio<\/a>, pois todos sabem como devem agir para produzir e fazer a empresa crescer. J\u00e1 imaginou se todo dia um funcion\u00e1rio chegasse \u00e0 empresa e tivesse que realizar suas atividades de uma forma diferente? Ele n\u00e3o suportaria. O que se faz necess\u00e1rio \u00e9 aliviar aspectos burocr\u00e1ticos dentro dessa rotina a fim de n\u00e3o desgastar o funcion\u00e1rio.<\/p>\n

Toda aprimoramento e atualiza\u00e7\u00e3o precisa de acompanhamento do gestor. Ele precisa monitorar cada setor, visando extirpar toda dificuldade e todo ponto fraco que identificar em sua an\u00e1lise in loco<\/em>.<\/p>\n

Defina o organograma<\/h2>\n

Mesmo considerando que muitos empres\u00e1rios desconsiderem o organograma, ele \u00e9 importante para otimizar a produtividade do neg\u00f3cio. A defini\u00e7\u00e3o de um organograma contempla a estrutura hier\u00e1rquica da organiza\u00e7\u00e3o e as tarefas (atribui\u00e7\u00f5es) de cada funcion\u00e1rio e de cada setor.<\/p>\n

Um organograma bem planejado reduz bastante a burocracia na empresa, contribuindo para maior autonomia do funcion\u00e1rio e a realiza\u00e7\u00e3o das atividades de forma mais din\u00e2mica e ordenada. Cada um conhece seu papel dentro da empresa e sua obriga\u00e7\u00e3o \u00e9 desempenh\u00e1-lo da melhor forma poss\u00edvel.<\/p>\n

O organograma \u00e9 um recurso que permite maior transpar\u00eancia e objetividade na distribui\u00e7\u00e3o das tarefas e no cumprimento dos prazos. Ele certamente j\u00e1 come\u00e7a a oferecer benef\u00edcios no momento em que \u00e9 adotado, bem como em m\u00e9dio e em longo prazo.<\/p>\n

Treine e atualize sua equipe<\/h2>\n

Mais uma vez, citamos a import\u00e2ncia da atualiza\u00e7\u00e3o \u2014 mas, dessa vez, a atualiza\u00e7\u00e3o da pr\u00f3pria equipe de funcion\u00e1rios. Com os colaboradores bem treinados e atualizados, muitos contratempos s\u00e3o evitados, como erros recorrentes, perda de produtividade e burocracia dispens\u00e1vel.<\/p>\n

Os treinamentos devem considerar a parte t\u00e9cnica e emocional (comportamento), pois assim eles t\u00eam o potencial de estimular pr\u00e1ticas salutares de trabalho, promovendo o surgimento de novas ideias no dia a dia da organiza\u00e7\u00e3o (fato que pode trazer grandes benef\u00edcios ao neg\u00f3cio).<\/p>\n

Reduza a quantidade de reuni\u00f5es<\/h2>\n

As reuni\u00f5es costumam ser empecilhos burocr\u00e1ticos que desestimulam a maioria dos profissionais. Quase nenhum funcion\u00e1rio gosta de reuni\u00e3o, associando-a sempre a broncas, cr\u00edticas e at\u00e9 dissid\u00eancias.<\/p>\n

Contudo, as reuni\u00f5es podem ser substitu\u00eddas (e at\u00e9 abolidas), fazendo uso da tecnologia. \u00c9 poss\u00edvel enviar e-mails, dar um telefonema, enviar uma mensagem via WhatsApp ou SMS, acessar as redes sociais, promover hangouts e assim por diante.<\/p>\n

As reuni\u00f5es s\u00e3o um exemplo de como a burocracia pode interferir negativamente na produtividade de uma empresa, desestimulando o funcion\u00e1rio e consumindo um tempo precioso que poderia estar sendo melhor aproveitado.<\/p>\n

Use documentos digitais e digitalizados<\/h2>\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos<\/a> veio substituir o ac\u00famulo desordenado de uma grande quantidade de papeis que precisavam ser guardados em arquivos f\u00edsicos e exigiam manuten\u00e7\u00e3o para evitar que mofassem ou deteriorassem antes do tempo.<\/p>\n

Hoje, \u00e9 poss\u00edvel digitalizar um documento e armazen\u00e1-lo em um diret\u00f3rio ou pasta no sistema operacional. Outra possibilidade \u00e9 criar o documento digital, sem a necessidade de criar nenhum documento f\u00edsico. Com uma certifica\u00e7\u00e3o digital, \u00e9 poss\u00edvel assinar eletronicamente com reconhecimento jur\u00eddico, sem a necessidade de reconhecer firma em cart\u00f3rio.<\/p>\n

As negocia\u00e7\u00f5es, emiss\u00e3o e transfer\u00eancia de in\u00fameros documentos tornam-se muito mais r\u00e1pidas e eficientes, sendo muito seguras tamb\u00e9m, pois a certifica\u00e7\u00e3o digital trabalha com criptografia.<\/p>\n

Utilize softwares de gest\u00e3o<\/h2>\n

Os bons softwares de gest\u00e3o permitem administrar a empresa<\/a> de forma sist\u00eamica, integrando setores, aprimorando o fluxo de informa\u00e7\u00f5es, realizando automaticamente atividades repetitivas e cansativas, agilizando os processos, permitindo controle em tempo real, de qualquer local e a qualquer hora (isso acontece quando o sistema de gest\u00e3o funciona na nuvem, n\u00e3o ficando limitado ao computador da empresa).<\/p>\n

Com esses softwares, a burocracia pode ser reduzida drasticamente e, certamente, todos sair\u00e3o ganhando, independentemente de sua posi\u00e7\u00e3o hier\u00e1rquica na empresa.<\/p>\n

Voc\u00ea ainda sofre muito com a burocracia em sua gest\u00e3o financeira? N\u00e3o deixe de seguir a Cont\u00e1tica Contabilidade no Facebook<\/a> e conhecer os servi\u00e7os que a empresa oferece na \u00e1rea.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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