Em meios às diversas obrigações a que se submetem os empresários, calcular folha de pagamento está entre as mais importantes.

O cálculo correto, respeitando todas as normas pertinentes, é fundamental para manter o bom relacionamento com os empregados e evitar problemas trabalhistas e fiscais no futuro.

Contudo, muitos gestores financeiros e empresários têm dificuldade para executar esses cálculos, devido à falta de conhecimento da legislação ou habilidade técnica na área contábil.

Pensando em mudar essa realidade, neste post vamos mostrar a você o que deve ser observado na hora de calcular a folha de pagamento, para que nenhum detalhe seja esquecido. Acompanhe:

Classificação do funcionário

Ao realizar os cálculos da folha de pagamento, o primeiro cuidado a se tomar é classificar cada empregado em uma categoria específica. Por exemplo: comércio, indústria, serviços etc.

Essa medida é essencial para evitar erros, já que cada uma dessas categorias de funcionários é regida por uma convenção coletiva distinta, ou seja, as normas a serem seguidas são diferentes e podem afetar a forma de efetuar os cálculos. Fique atento!

Horas extras e adicionais

Para se ter ideia da importância do cálculo correto das horas extras, o tema é o primeiro colocado no ranking de assuntos mais recorrentes no Tribunal Superior do Trabalho (TST) — dos cerca de 250 mil processos em andamento, mais de 45 mil tratam de horas extras.

Esses dados demonstram o quão recorrente são os erros e omissões na hora de calcular as horas extras.

Para que a sua empresa não faça parte dessas estatísticas, é imprescindível controlar e registrar a hora de entrada e saída dos funcionários. Com essas informações bem organizadas, é mais difícil incorrer em erros no cálculo.

Além disso, esteja atento também aos adicionais. Confira quais empregados executam trabalho noturno, quais têm direito a adicional de insalubridade e periculosidade, assim como a abonos, salário-família etc.

Descontos de INSS e IR

Todo empregado que exerce atividade remunerada e formal em empresa privada está obrigatoriamente filiado ao regime geral da Previdência Social. Desse modo, cabe ao empregador realizar os descontos e recolhimentos das respectivas contribuições destinadas à Previdência.

As alíquotas de desconto são variáveis conforme o salário do empregado, ficando, de acordo com a Portaria n. 8 do MF, da seguinte forma:

• 8% para salários de até R$ 1.659,38;

• 9% para quem recebe de R$ 1.659,39 até R$ 2.765,66;

• 11% para aqueles que recebem de R$ 2.765,67 até R$ 5.531,31 (teto de contribuição).

Além dos descontos do INSS, é necessário efetuar os referentes ao Imposto de Renda (IR). Tal desconto também estará vinculado ao valor do salário do empregado, deduzida a parcela descontada a título de INSS.

Benefícios, descontos e faltas

Outro ponto que não pode ser esquecido ao efetuar os cálculos da folha de pagamento é a descrição detalhada de benefícios, descontos e faltas ao trabalho.

Após o cálculo dos descontos legais — como IR, INSS, contribuição sindical etc. —, para se chegar ao cálculo final da folha é preciso também considerar todos os benefícios que o empregado recebe, a exemplo de vale-alimentação, transporte, planos de saúde, entre outros, e, por fim, deduzir eventuais faltas ao trabalho.

Esses são alguns dos itens mais importantes para considerar na hora de calcular folha de pagamento. Como vimos, é uma tarefa um tanto complexa e que exige conhecimentos técnicos específicos sobre legislação e contabilidade.

Por isso, caso não se sinta seguro para executar esses cálculos, o melhor é procurar ajuda especializada, para que não incorra em erros e futuros problemas.

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