A gestão de documentos fiscais é uma responsabilidade que as empresas não podem negligenciar. Entre esses documentos, as Notas Fiscais Eletrônicas (NFes) se destacam por sua importância na comprovação do pagamento de impostos e na regularidade fiscal. Entretanto, para atender às exigências legais e evitar problemas com a Receita Federal, é fundamental saber como armazenar esses arquivos corretamente.
O arquivo XML é a versão oficial da NFe, diferente do DANFe, que serve apenas como documento auxiliar para consulta. O XML contém informações completas e obrigatórias, como modelo, série, dados do emitente e do destinatário, transporte, entre outras. Armazenar esses arquivos adequadamente não só cumpre a legislação, mas também organiza processos internos e facilita a gestão tributária.
POR QUE GUARDAR AS NFES?
As NFes não são apenas comprovantes de transações; elas têm um papel estratégico na gestão empresarial. Além de gerenciar impostos, esses arquivos:
- Comprovam a regularidade fiscal em auditorias;
- Organizam o histórico operacional da empresa;
- Garantem direitos em situações de troca ou devolução de produtos;
- Evitam complicações em fiscalizações da Receita Federal.
A não apresentação dos arquivos XML dentro do prazo exigido pode resultar em multas e outros problemas fiscais.
QUAL O PRAZO DE ARMAZENAMENTO?
A legislação exige que as NFes sejam armazenadas por cinco anos, contados a partir da data de emissão. Durante esse período, é possível que a Receita Federal solicite esses arquivos para análise.
DANFe x XML
Embora o DANFe, no formato PDF, seja amplamente utilizado como referência de uma nota fiscal, apenas o XML tem validade jurídica e fiscal. Por isso, guardar apenas o DANFe não é suficiente para atender à legislação.
MELHORES PRÁTICAS PARA ARMAZENAR NFES
Para garantir a segurança e acessibilidade dos arquivos XML, siga estas orientações:
- Organize os arquivos em pastas no computador, separando por categorias ou datas;
- Utilize soluções de armazenamento na nuvem para evitar perdas por falhas físicas;
- Adote ferramentas especializadas na gestão de NFes, que automatizam o armazenamento e facilitam o acesso.
COMO A CONTÁTICA CONTABILIDADE PODE AJUDAR?
A Contática Contabilidade entende que o gerenciamento de documentos fiscais é uma tarefa desafiadora para muitas empresas. Pensando nisso, desenvolvemos uma solução de software exclusiva para armazenar e gerenciar arquivos XML de forma segura e prática.
Com a nossa ferramenta, sua empresa terá:
- Segurança: Armazenamento protegido contra perdas e acessos não autorizados;
- Praticidade: Automatização do processo de organização e busca de arquivos;
- Tranquilidade: Conformidade total com as exigências da Receita Federal.
Quer saber mais? Entre em contato com a Contática Contabilidade com Juliana ou Tatiana. Estamos prontos para ajudar sua empresa a manter os documentos fiscais em ordem, para que você possa focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
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