A gestão de documentos fiscais é uma responsabilidade que as empresas não podem negligenciar. Entre esses documentos, as Notas Fiscais Eletrônicas (NFes) se destacam por sua importância na comprovação do pagamento de impostos e na regularidade fiscal. Entretanto, para atender às exigências legais e evitar problemas com a Receita Federal, é fundamental saber como armazenar esses arquivos corretamente.

O arquivo XML é a versão oficial da NFe, diferente do DANFe, que serve apenas como documento auxiliar para consulta. O XML contém informações completas e obrigatórias, como modelo, série, dados do emitente e do destinatário, transporte, entre outras. Armazenar esses arquivos adequadamente não só cumpre a legislação, mas também organiza processos internos e facilita a gestão tributária.

POR QUE GUARDAR AS NFES?

As NFes não são apenas comprovantes de transações; elas têm um papel estratégico na gestão empresarial. Além de gerenciar impostos, esses arquivos:

• Comprovam a regularidade fiscal em auditorias;
• Organizam o histórico operacional da empresa;
• Garantem direitos em situações de troca ou devolução de produtos;
• Evitam complicações em fiscalizações da Receita Federal.

A não apresentação dos arquivos XML dentro do prazo exigido pode resultar em multas e outros problemas fiscais.

QUAL O PRAZO DE ARMAZENAMENTO?

A legislação exige que as NFes sejam armazenadas por cinco anos, contados a partir da data de emissão. Durante esse período, é possível que a Receita Federal solicite esses arquivos para análise.

DANFe x XML

Embora o DANFe, no formato PDF, seja amplamente utilizado como referência de uma nota fiscal, apenas o XML tem validade jurídica e fiscal. Por isso, guardar apenas o DANFe não é suficiente para atender à legislação.

MELHORES PRÁTICAS PARA ARMAZENAR NFES

Para garantir a segurança e acessibilidade dos arquivos XML, siga estas orientações:

• Organize os arquivos em pastas no computador, separando por categorias ou datas;
• Utilize soluções de armazenamento na nuvem para evitar perdas por falhas físicas;
• Adote ferramentas especializadas na gestão de NFes, que automatizam o armazenamento e facilitam o acesso.

COMO A CONTÁTICA CONTABILIDADE PODE AJUDAR?

A Contática Contabilidade entende que o gerenciamento de documentos fiscais é uma tarefa desafiadora para muitas empresas. Pensando nisso, desenvolvemos uma solução de software exclusiva para armazenar e gerenciar arquivos XML de forma segura e prática.

Com a nossa ferramenta, sua empresa terá:

• Segurança: Armazenamento protegido contra perdas e acessos não autorizados;
• Praticidade: Automatização do processo de organização e busca de arquivos;
• Tranquilidade: Conformidade total com as exigências da Receita Federal.

Quer saber mais? Entre em contato com a Contática Contabilidade com Juliana ou Tatiana. Estamos prontos para ajudar sua empresa a manter os documentos fiscais em ordem, para que você possa focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.

Fale conosco pelo telefone ou WhatsApp no número 3545-2500 e descubra como podemos simplificar a gestão de NFes na sua empresa.