Sabia que a organização dos documentos fiscais da sua empresa, além de facilitar o seu trabalho, pode fazer com que você evite prejuízos?

O ato de não cumprir com as obrigações fiscais do empreendimento, denominado sonegação fiscal, pode acarretar multas que certamente vão pesar no seu bolso. Por isso, é de extrema importância manter seus documentos fiscais — principalmente o Imposto de Renda — organizados e em dia, para assim, não ter problemas com a fiscalização.

Dessa maneira, neste post vamos apontar as principais consequências de não declarar o Imposto de Renda e como você pode organizar os seus documentos. Acompanhe:

Quais as consequências da não declaração do Imposto de Renda?

O Imposto de Renda é um dos tributos mais conhecidos da população. A declaração deste é obrigatória e o descumprimento dessa regra, além do atraso ou erro no documento, pode gerar problemas para a sua empresa.

1. Multa por não declarar

A Receita Federal tem se atualizado para manter a fiscalização mais precisa. Com isso, as punições, cada vez mais certas, atingem primeiramente o seu bolso. Assim sendo, a multa por sonegação do Imposto de Renda pode chegar a até 300% do valor não declarado, ou seja, o triplo do valor inicial.

2. Multa por atraso

Se a documentação não for enviada dentro do prazo estipulado, será aplicada uma taxa de 1% ao mês sobre o imposto devido — ou uma fração desse valor, de acordo com o atraso. A multa tem o valor mínimo de R$ 165,74 e pode chegar a até 20%.

Lembrando que o imposto devido é a soma do valor pago no ano anterior com o imposto a pagar.

3. Multa por erro

A falta de organização também pode gerar erros no preenchimento e na disponibilização de informações do seu Imposto de Renda. Sendo assim, erros na declaração podem resultar em multa.

Nesse caso, o valor cobrado varia com a situação. Se o erro for corrigido espontaneamente, é aplicada uma taxa pelo atrasado, caso contrário, a multa será de 75% sobre o valor devido. 

Como organizar a documentação?

Agora que você já está ciente de todas as consequências de não organizar sua documentação ou não enviá-la ao seu contador, vamos às soluções!

Categorize os documentos

A melhor maneira para organizar qualquer tipo de documento, é você categorizá-los, assim, ficará ainda mais fácil a administração e sistematização do que deve ser priorizados em cada período do ano.

Para isso, você pode montar categorias referentes ao tipo de documento, separá-los por cliente ou por data.

Defina um local para armazenagem

Após categorizar os seus documentos, mantenha em um só local. Deixá-los espalhados por todo o escritório pode dificultar um bom gerenciamento.

Dessa forma, para os documentos que não podem ser salvos somente no computador, escolha um local apropriado e de fácil acesso para armazená-los. Você pode optar por gavetas, pastas e armários que terão somente esse fim, para assim, não confundir documentos fiscais com os demais papéis.

Escolha um responsável

Se a sua rotina é muito corrida e atarefada com as demais obrigações da empresa, que tal delegar essa obrigação a um funcionário?

Desse modo, ficará mais fácil administrar todos os documentos e prazos, mantendo assim, todos em dia e organizados.

Mantenha contato com seu contador

Apesar da administração desses documentos também ser responsabilidade sua, conte sempre com a ajuda do seu contador e setor contábil. Assim, ele poderá lhe alertar sobre documentos em falta ou quais estão próximos ao vencimento.

Manter a organização não só do seu Imposto de Renda, mas dos documentos fiscais, em geral, é uma prática simples, mas que pode trazer grandes benefícios, evitar dores de cabeça e prejuízos.

Agora que já sabe como se organizar, confira nosso artigo de quais cuidados você deve ter com o Imposto de Renda!