Todos os fatores diretos e indiretos da elaboração e transmissão de documentos podem deixar muitas dúvidas. Vamos mostrar quatro informações de que você precisa sobre o assunto e esclarecer diversos pontos.

Acompanhe-nos para proceder seguramente no dia a dia da sua empresa.

1. O que são notas fiscais?

As notas são documentos legais que registram qualquer operação de compra, venda ou prestação de serviços. Também servem para outros registros, como:

• devolução de compras;
• remessas para bonificar clientes ou demonstrar produtos;
• movimentação interna para fins de ajuste de inventário e livros fiscais.

De modo geral, qualquer operação que movimente serviços, mercadorias e impostos precisa legalmente da emissão de notas fiscais.

Esses documentos também servem como comprovantes idôneos que embasam a escrituração dos livros fiscais e contábeis. Apenas valores e ocorrências devidamente formalizados neles ou deles provenientes, ainda que indiretamente, podem ser escriturados.

2. Que tipos de notas existem?

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

O modelo mais antigo de documento fiscal brasileiro serve para o registro de operações entre empresas que envolvam venda ou industrialização.

Também é esse o documento correto para a formalização de outras movimentações, como remessas de produtos e ajustes de estoque para livros fiscais.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A maioria dos serviços prestados exige a emissão de NFS-e, que recolhe o Imposto sobre Serviços (ISS), de responsabilidade municipal.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e é utilizado para o registro fiscal de um dos únicos serviços tributados pelos estados e que pagam Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): o transporte rodoviário de cargas intermunicipal e interestadual.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Não raramente, uma única carga pode estar relacionada a mais de um CT-e ou diversas NF-e. Quando isso ocorre é preciso emitir o MDF-e, que vincula todas as notas da carga a apenas um documento, referente ao transporte único das mercadorias.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e foi criada especialmente para que as empresas do varejo a emitam aos seus clientes finais, as pessoas físicas.

Apesar de ela ser nacional, como a NF-e, os estados brasileiros estão segmentadamente fazendo a implantação da emissão de notas fiscais aos consumidores. Por isso, alguns estados já estão com a NFC-e em funcionamento, e outros, não.

Quando a mudança estiver concluída no país totalmente, as notas manuais a clientes finais e os cupons fiscais serão extintos.

3. Como ter a empresa apta à emissão de notas fiscais?

Com exceção da NFS-e, todos os documentos que citamos exigem que a empresa seja credenciada para a emissão.

Para isso, basta o responsável acessar o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) e fazer o credenciamento do negócio nos ambientes de teste e homologação de notas.

Já para a nota de serviços, tudo depende da cidade onde está o empreendimento. Em algumas, é preciso credenciamento, enquanto em outras, não, bastando que a empresa crie sua senha para utilizar o ambiente de emissão. De qualquer forma, é necessário consultar a fiscalização municipal para saber como proceder.

4. O que é o certificado digital?

Uma empresa certificada digitalmente possui uma assinatura juridicamente válida no ambiente digital. Assim, por meio de um token USB, smartcard ou software instalado em computador, pode transmitir declarações e assinar documentos.

Para a emissão das notas, é preciso que o negócio possua certificado digital. Após o preenchimento dos dados, o documento precisa ganhar a assinatura da empresa e ser transmitido à Sefaz para autorização do seu uso, o que exige certificação.

Novamente, a exceção é a NFS-e, que em algumas cidades não precisa de certificado para que seja emitida. Mas, também aqui, a correta resposta vem do fisco da prefeitura.

Para adquirir o certificado, a empresa deve procurar uma autoridade certificadora autorizada pela Receita Federal a operar. Então, basta ir a uma de suas unidades, agência ou representante com a documentação previamente solicitada, assinar o contrato de titularidade e fazer o pagamento.

Se você ainda tem alguma dúvida sobre a emissão de notas fiscais ou quer colaborar com o assunto, deixe o seu comentário abaixo.